Commande publique durable

Êtes-vous concernés ?

Pour réaliser leurs achats/investissements, sont soumis à la commande publique et désormais aux mêmes règles :

• Les ministères, administrations et services déconcentrés de l’État
• Les collectivités territoriales
• Les établissements publics de santé et médico-sociaux
• Les établissements publics administratifs (universités, parcs naturels)
• Mais aussi les organismes de droit privé, créés pour satisfaire des besoins d'intérêt général, dont l'activité est financée, et la gestion contrôlée, par un pouvoir adjudicateur

Définition de la commande publique durable

Définition proposée par le Plan national d’action pour des achats publics durables dans sa version 2 :

• La commande publique durable intègre des dispositions en faveur de la protection ou de la mise en valeur de l’environnement, du progrès social, et favorisant le développement économique.
• Elle prend en compte l’intérêt de l’ensemble des parties prenantes concernées par l’acte d’achat.
• Elle permet de réaliser des économies « intelligentes » au plus près du besoin et incitant à la sobriété en termes d’énergie et de ressources.
• Elle intègre toutes les étapes du marché et de la vie du produit ou de la prestation.

► Fiche ADEME - Achats responsables - COMPRENDRE

Un outil pour connaître la réglementation applicable à votre structure

Vous êtes libres de définir votre propre stratégie et vos objectifs d’achats, dans le respect des grands principes de la commande publique :

• Liberté d’accès à la commande publique
• Transparence des procédures
• Égalité de traitement des candidats

Les différents droits et obligations que les fonctionnaires et agents contractuels doivent respecter dans l’exercice de leurs fonctions : Loi n° 2016-483 du 20 avril 2016 relative à la déontologie et aux droits et obligations des fonctionnaires.

Des obligations et incitations en matière d’achats durables, propres à chaque structure

Vers un « État exemplaire »

Des obligations relatives aux achats des ministères, administrations, services déconcentrés, établissements et opérateurs de l’État :

• les Engagement de l'État pour des services publics écoresponables du 25 février 2020
• Un plan d’actions comportant 20 mesures concrètes du quotidien (la Région Auvergne-Rhône-Alpes étant en première ligne sur le sujet)

Collectivités territoriales

Une gestion des territoires visant à intégrer les principes de durabilité et de sobriété aux stratégies d’achats au travers des grandes politiques territoriales :

• Obligation d’adopter des plans climat air énergie territoriaux issue de la loi transition énergétique pour la croissance verte (TECV) du 18 août 2015
• Bilans gaz à effet de serre pour les collectivités et pour les établissements publics

Établissements hospitaliers et autorités régionales de santé

• L'élaboration d'une stratégie d'achat durable harmonisée entre les ARS
• Un programme d’actions spécifique piloté par la Direction générale de l’offre de soins depuis 2011 : le programme « PHARE » (Performance hospitalière pour des achats responsables)

Pour l’ensemble des acheteurs soumis à l’ordonnance n° 2015-899 du 23/07/15

L’obligation d’adopter un « Schéma de promotion des achats publics socialement et écologiquement responsables » (SPASER) lorsque le montant total annuel de leurs achats est supérieur à 50 millions d’euros HT.

Ici un guide méthodologique publié par France Urbaine pour assurer la mise en oeuvre et le suivi d'un SPASER.

Les obligations juridiques actualisées par la publication du code de la commande publique en 2019

Des procédures désormais communes à tous les donneurs d’ordres publics : collectivités, offices publics de l’habitat, administrations de l’État, établissements médicaux et médico-sociaux, …

Une déclinaison à l’échelle européenne de la directive 2014/24/UE du Parlement européen et du Conseil européen du 26 février 2014 et de leurs objectifs clefs relatifs à la passation des marchés publics :

• Prise en compte des enjeux de développement durable lors de la « définition des besoins »
• Prise en compte désormais du « coût » plutôt que du prix dans la recherche de l’offre « économiquement la plus avantageuse »
• Prise en compte du cycle de vie des achats de fournitures / services / travaux sous l’angle du « cycle de vie »
• Facilitation de l’accès des TPE/PME à la commande publique

Sans oublier vos obligations par domaines d’achats et métiers

► Schéma des obligations des acheteurs par domaine d'achat et de métiers

Quels que soient la dimension de votre organisation, ses compétences, ses domaines d’achats, toute structure peut mettre en place une démarche d’achats responsables. Loin d’être une rupture dans la vie de l’établissement, il s’agit au contraire d’une réelle démarche d’amélioration continue personnalisable, souvent intégrée d’ailleurs à des démarches existantes.

L'ADEME propose une stratégie de transition écologique à travers son programme Territoires engagés transition écologique avec un accompagnement et des référentiels d'actions, notamment sur la sobriété de la commande publique.

Une formalisation de l’engagement, gage d’un déploiement facilité

Même s’il ne constitue pas un prérequis, le portage politique facilite grandement le déploiement de démarches efficaces d’achats publics responsables ! Au sein des collectivités les plus avancées, cet engagement se traduit le plus souvent par une délibération cadre dédiée, fixant un cap et des objectifs personnalisés

Définir et porter collectivement une méthodologie avant de l’intégrer au fonctionnement de votre structure

Rendus obligatoires pour les acheteurs soumis à l’ordonnance n° 2015-899 du 23/07/15 dont le montant total annuel des achats est supérieur à 50 millions d’euros HT, les « Schémas de promotion des achats publics socialement et écologiquement responsables » (SPASER) constituent les traductions concrètes, dans certains cas les plus consolidées, en matière de déclinaison des engagements politiques aux procédures d’achats des structures. Enjeux politiques ciblés, objectifs et actions, moyens associés, modalités d’évaluation et indicateurs de résultats…

L’article 35 de la loi Climat et résilience renforce leur contenu et améliore leur gouvernance afin de mieux accompagner les acheteurs dans la voie d’achats responsables : obligation de publicité avec une mise en ligne sur le site internet des acheteurs concernés, obligation de mettre en place des indicateurs et des objectifs précis exprimés en nombre de contrats ou en valeur, sur les taux réels d’achats publics relevant des catégories de l’achat socialement ou écologiquement responsable parmi les marchés passés par l’acheteur concerné. Ces nouvelles dispositions entrent en vigueur le 1er janvier 2023.

Certaines structures ont d’ores et déjà partagé des schémas de très haute qualité :

► Le SPASER de la ville, du CCAS et de la Métropole de Rennes

► Le SPASER de la ville de Grenoble

Libre à vous d’inventer vos propres cadres structurants

Des « conventions d’engagement volontaires » ou des « small business act locaux » personnalisés à une structure et à un territoire viennent souvent préciser les modalités concrètes de mises en œuvre des démarches d’achats publics responsables portées politiquement.

Pour s’inspirer :

► « Small Business Act / Pacte PME » de la Ville et de la Métropole de Lyon

► « Small Business Act » de la Région Ile-de-France

► La charte de la commande publique au service de l’économie girondine

Une démarche organisée d’achats durables peut faire l’objet d’une approche « projet » dans sa gestion au même titre que tous nouveaux procédés intégrés au fonctionnement de sa structure (démarches qualité, PCAET) : stratégie, objectifs, indicateurs, moyens humains et financiers associés… Une organisation se voulant efficace s’attachera en 1er lieu à identifier les parties prenantes impliquées dans le cycle d’achat.

Des questionnements à ne pas négliger, pour personnaliser les démarches à votre contexte

Prendre le temps de réaliser un état des lieux pour se poser les bonnes questions, identifier ses atouts (volonté politique forte, engagements « DD » formel de la collectivité, équipes techniques déjà avancées sur les enjeux DD…), s’appuyer sur l’existant pour organiser au mieux ses démarches d’achats responsables… Par exemple :

• De quelle visibilité dispose-t-on ? Une programmation a minima annuelle des marchés, un calendrier des consultations à venir sont-ils disponibles ou possibles ?
• Prioriser ses actions, sur la base d’un état des lieux donnant une vision globale des achats réalisés par votre structure. A minima, partir des documents comptables pour identifier les principaux postes de dépenses, puis pondérer vos efforts au regard du poids financier de chaque segment d’achat. C’est la base d’une « cartographie des achats ».
• Mobiliser en interne : les parties prenantes concernées par l’achat ont-elles été sensibilisées à la question des achats durables et impliquées dans le processus d’élaboration du marché ?

► L’outil d’autodiagnostic développé par l’ADEME et les réseaux régionaux

Dans son guide « Commande publique durable » publié en 2016, AURA-EE souligne les points clef de l’évolution du métier d’acheteur public et du nouveau regard que les agents ont à adopter :

► Fiche pratique « Être acheteur public et s’engager dans une démarche d’achats durables »

Un cadre normatif pour intégrer la responsabilité sociétale dans les achats

En 2017, après des mois de concertation internationale, a été publié par ailleurs le référentiel normatif ISO 20400 « Achats responsables — Lignes directrices » (non certifiable) détaillant les méthodes pour :

• Intégrer la responsabilité sociétale dans la politique et la stratégie achats de l’organisation
• Structurer la fonction achats axée sur la responsabilité sociétale
• Intégrer la responsabilité sociétale dans le processus achats

► Le référentiel normatif ISO 20400

Dans les expériences abouties identifiées partout en France, l’identification de référents internes, faisant vivre la démarche, s’impose comme une condition de succès et d’efficacité. Plusieurs configurations peuvent être observées :

Pilotage par un agent dédié

• Un pilote, animateur par ailleurs de démarches plus globales (un pilote A21, PCAET…)
• Un pilotage par un agent dédié et/ou par domaine d’achats spécifiques en fonction de la taille de la structure (un acheteur « responsable » dont les objectifs peuvent être définis dès la fiche de poste)

► Fiche métier « acheteur public » du CNFPT intègrant l’approche « prise en compte du développement durable »

Pilotage collectif

Le pilotage collectif par un groupe de travail dédié permettant d’éviter un épuisement des acteurs et surtout, de formaliser un décloisonnement des parties-prenantes de la fonction « achat » (élu(e)s, acheteurs, juristes, équipes techniques, responsable développement durable).

Mais aussi… assistance à maîtrise d’ouvrage par un prestataire extérieur

De nombreux consultants et bureaux d’études proposent une expertise en matière d’achats durables.

Ce que nous dit le code

Article L2111-1 :

• La détermination précise des besoins avant le lancement de la consultation est obligatoire
• Les objectifs de développement durable doivent être pris en compte sur les plans économiques, sociaux et environnementaux.

L’achat durable appelle des interrogations allant parfois jusqu’à la remise en question de l’achat imaginé, voire jusqu’à des modifications de politiques internes (l’achat de véhicules peut entraîner une remise en question de la politique de déplacement)…

Décloisonner les parties prenantes de l’achat

Etre efficace et économe se prépare… Prévoir une concertation suffisamment tôt et en amont des marchés, réunissant équipes techniques, porteurs du développement durable en interne, responsables des procédures juridiques et financières et utilisateurs/bénéficiaires finaux du marché (et entreprises, voir plus bas le « sourcing ») fait gagner un temps précieux sur les autres étapes du cycle d’achat : définition du niveau raisonnable d’ambition, formulation correspondante et partagée des choix techniques, intégration de critères/clauses de développement durable, levée des freins au changement, préparation du suivi de l’exécution (et accompagnement à la mise en œuvre), limitation des risques encourus (recours, retards préjudiciables, annulation de marché, etc.). Cette méthode d’élaboration du marché est avant tout un gage d’une plus grande efficacité de votre achat.

Les bonnes questions à se poser collectivement

• Qui sont les utilisateurs et plus généralement les parties prenantes de l’achat ?
• Comment les solliciter/mobiliser (entretien, réunion, sondage) ?
• Comment impliquer / associer également les bénéficiaires ?
• Existe-t-il des opportunités de mutualisation (En interne ou en externe à l’entité) ?
• Les enseignements du marché précédent (éventuellement) ont-ils été tirés ?
• Existe-t-il des alternatives à l’achat ? (ne pas acheter, internaliser, louer)
• Si l’achat est incontournable, peut-on faire preuve de sobriété et réduire les impacts
environnementaux et sanitaires au maximum ?

Traduire ses objectifs en indicateurs de performances

Dès la phase de préparation des marchés, pour chaque achat, des indicateurs quantitatifs et qualitatifs peuvent être définis pour mesurer l’atteinte des résultats escomptés. C’est ici que se concrétise l’ambition de l’acheteur public en matière de performances « développement durable ». Des indicateurs ciblant les principaux enjeux par famille d’achat et objectivement mesurables permettront le suivi de la bonne exécution et l’évaluation des performances de l’achat réalisé.

Penser à la programmation de ses achats

Un achat responsable réussi est un achat bien préparé : recenser les besoins de l’ensemble des parties prenantes, définir exactement le besoin, réaliser un sourcing efficace sont des étapes incontournables et qui peuvent prendre du temps. Selon la complexité du projet d’achat, plusieurs mois sont nécessaires en amont de la publication.

Adopter une approche fonctionnelle du besoin pour repenser ses achats

L’approche fonctionnelle consiste à définir ses besoins en termes de résultats attendus et de performances techniques (satisfaction du besoin) et non de moyens prédéfinis (solutions techniques figées). Cette méthode de préparation permet en réalité d’améliorer les performances des achats (solutions plus économes et moins impactantes) en ouvrant la possibilité de fait à des réponses innovantes et réellement adaptées aux besoins.

► Un exemple d’approche fonctionnelle pour un ordinateur issu du module de formation ADEME-3AR-RESECO 2020

Piloter une redéfinition de ses besoins dans de bonnes conditions, afin d’envisager d’acheter éventuellement moins ou au plus juste, impliquera des questionnements préparatoires, par exemple :

• Connait-on l’environnement réglementaire du marché envisagé ? Quels sont les écolabels, les guides, les référentiels dont on peut s’inspirer ?
• Quels sont les acteurs à impliquer (attentes et freins) ? Quelles sont les bonnes pratiques, les réalisations exemplaires dont on peut s’inspirer ?
• Quelles fonctions sont superflues au regard des besoins/pratiques des agents/bénéficiaires dans leur contexte d’usage ?
• De futurs titulaires potentiels peuvent-ils être mis à contribution pour faire des offres alternatives ou aider à la définition des besoins (maturité du marché, innovations disponibles, prix) ?

Le « cycle de vie » pour objectiver les enjeux de développement durable de l’achat considéré

Fournitures, prestations de services, travaux… A chaque achat son cycle de vie et ses enjeux spécifiques. Longtemps réservée aux spécialistes des questions environnementales, la prise en compte du cycle de vie est désormais possible à toutes les étapes juridiques de l’achat public (Code des marchés publics 2019).

Le cycle de vie est défini dans le code de la commande publique (article L2112-3) et embrasse l’ensemble des étapes successives  de l’achat : extraction des matières premières, fabrication/transformation, transport, distribution, utilisation, fin de vie/valorisation.

Ce que nous dit le code :

• Article R2111-4 : les spécifications techniques (…) peuvent se référer au processus ou à la méthode spécifique de production ou de fourniture des travaux, des produits ou des services demandés ou à un processus propre à un autre stade de leur cycle de vie…
• Article L. 2112-3 : les conditions d’exécution se rapportant aux travaux, fournitures ou services objet du marché et à n’importe quel stade de leur cycle de vie sont réputées liées à l’objet du marché.
• Articles R2152-9 et 10 : le coût du cycle de vie couvre tout ou partie des coûts du cycle de vie d’un produit, d’un service ou ouvrage. Son utilisation est possible en tant que critère d’attribution.

Pour se rassurer sur la méthode, plusieurs niveaux sont possibles :

1er niveau - ce qui est conseillé aux acheteurs : prendre en compte le cycle de vie des marchés

Il s’agit d’identifier (lors de la définition des besoins), à toutes les étapes du cycle de vie, les enjeux RSE de l’achat. Ce travail est alimenté par la récolte de l’information disponible (internet, consultations d’entreprises, d’experts …).

Cette approche permet également d’identifier les différents coûts associés à l’achat : les coûts directs supportés par la personne publique (acquisition, utilisation, maintenance, traitement en fin de vie), et dans certains cas également, les coûts externes supportés par l’ensemble de la société (émissions de GES, déforestation) lorsqu’il est possible de les monétariser.

► Prendre connaissance de la notice introductive sur la prise en compte du coût du cycle de vie dans une consultation – GEM-DD

2ème niveau - ce qui relève des experts : l’analyse du cycle de vie

L’analyse de cycle de vie, s’appuie, quant à elle, sur une méthodologie éprouvée (ISO 14040 / 14044) qui permet de quantifier précisément les incidences environnementales en les détaillant (formation d’ozone, acidification des sols et des eaux…). Ces travaux sont scientifiquement étayés, menés par des experts et revus par des tiers. Lorsqu’ils existent, l’acheteur pourra s’appuyer sur ces référentiels.

► Pour aller plus loin : L’analyse de cycle de vie – enjeux autour de sa monétarisation

La prise en compte des impacts environnementaux aux différentes étapes du cycle de vie des achats permet :

• D’inventorier les différents enjeux économiques, environnementaux et sociaux
• D’objectiver les choix traduits en exigences dans le dossier de consultation des entreprises et d’éviter les a priori entrainant des risques juridiques pour l’acheteur public

À travers le « sourcing », les échanges préalables avec les opérateurs économiques pour préparer la procédure d’achat sont non seulement possibles mais explicitement encouragés dans le code de la commande publique. 

Le sourcing permet par exemple du point de vue de l’acheteur :

• De découvrir les offres innovantes notamment en matière de développement durable,
• D’informer les entreprises sur les futurs projets et favoriser l’accès des TPE, PME et ETI à la commande publique
• De formaliser ses exigences environnementales et de définir des niveaux d’exigences dans les consultations adaptées aux capacités de réponse des opérateurs, en particulier locaux.

Ce que nous dit le code

• Article R2111- 1, les acheteurs sont en droit de consulter les opérateurs économiques.
• Article R2111- 2, les opérateurs doivent avoir accès aux mêmes informations pour ne pas fausser la concurrence.

Pour être efficace et sécurisé, votre sourcing doit être

• Anticipé (quelques mois idéalement ou quelques semaines avant le lancement de la consultation),
• Proportionné (temps consacré, nombre de fournisseurs en fonction des enjeux du marché),
• Equilibré (échantillon représentatif rencontré sans favoritisme),
• Structuré (outils pour préparer et cadrer les échanges),
• Transparent, c’est-à-dire sans rechercher à donner un avantage particulier à certains et au contraire donner les mêmes chances à tous lors de la consultation qui suivra le sourcing.

Le lien avec les opérateurs économiques peut se faire lors de salons professionnels et de colloques, via les fédérations et syndicats par secteurs, des sites Internet, directement au contact des entreprises ou en se rapprochant des réseaux dédiés aux achats durables.

Pour construire votre méthodologie de sourcing

► Le guide consacré au sourcing à disposition des acheteurs publics, établi par la Direction des achats de l’État. Il propose plusieurs conseils, outils et modèles pour sélectionner les candidats, inviter, préparer la grille de questions, organiser l’échange et exploiter les résultats.
► Le guide réalisé par le groupe de travail « Achat public » de France urbaine (page 16 pour les exemples de thématiques à aborder dans l’entretien et pages 21 à 23 pour les exemples de sourcing réussis)

En complément, s’appuyer sur les retours d’expériences de vos pairs

Complémentaire du sourcing, le « parangonnage » (ou benchmark) vise à bénéficier de l’expérience d’une structure ayant un contexte similaire au sien.  Cela permet simplement d’identifier de meilleures pratiques au niveau des prix, des approches techniques, des modalités d’organisations ou encore des résultats envisageables. Par métiers, les échanges de techniciens à techniciens rassurent et facilitent la levée des freins à l’évolution des pratiques.

► Pour identifier les expériences de vos homologues, participez aux réunions du Réseau régional sur l’éco-responsabilité et le développement durable (RREDD)

Les acheteurs disposent de leviers propices à l’organisation des achats et à l’intégration du développement durable dans leurs marchés et consultations :

• Procéder à une mutualisation des besoins avec d’autres acheteurs
• Procéder à l’allotissement des prestations objet du marché
• Réserver des marchés ou des lots à certains types d’opérateurs économiques

Réfléchir à la mutualisation des achats

La question de la massification et d’une montée en performance technique et environnementale se pose et est particulièrement pertinente, non seulement pour les marchés cherchant à intégrer des éléments de développement durable, mais aussi pour réduire les coûts correspondants lorsqu’on craint des surcoûts liés a priori à des exigences nouvelles ou renforcées.

Ce que nous dit le code sur les groupements de commandes

Articles L.2113-6 à L 2113-8 :

• Ils peuvent être constitués entre des acheteurs pour passer conjointement un ou plusieurs marchés.
• Le regroupement des commandes permet d’acheter en masse tout en mutualisant des connaissances, des expertises juridiques et techniques, et partager des expériences en matière de développement durable.
• La multiplication des actions d’achats durables, grâce à des pratiques harmonisées sur une période plus ou moins longue, aide à structurer le territoire et représente une avancée certaine en faveur du développement durable.

Ce que nous dit le code sur les centrales d’achat

Articles L 2113-2 à L 2113-5 :

• L’acheteur peut également recourir à une centrale d’achat, pour la réalisation de travaux ou l’acquisition de fournitures ou services.
• Appuyez-vous sur ces structures si vous manquez de temps ou d’expertise en interne par exemple. Elles sont aptes à passer tous les types de marchés, en tout temps, pour vous. C’est une alternative qui vous protégera juridiquement car vous serez considéré comme ayant respecté les obligations de publicité et de mise en concurrence.

Des exemples de centrales d’achat :

► L’UGAP dédié 100% à l’achat public

► La centrale d’achat régionale REGAL

Un allotissement stratégique pour un achat durable

Ce que nous dit le code 

Articles L2113-10 et L 2113-11 :

• Le principe de l’allotissement est obligatoire. Les marchés publics sont passés en lots séparés avec définition du nombre, de la taille et de l’objet des lots.
• Sauf sous réserve de marchés globaux ou si leur objet ne permet pas l’identification de prestations distinctes.

Les intérêts de l'allotissement

• Cette règle privilégie la réussite de la mise en place des achats responsables. En décidant l’organisation des lots (nombre, taille, objets des lots), la structure porte des engagements plus ou moins forts en matière de développement durable.
• L’allotissement contribue à faciliter l’accès des PMI/PME à la commande publique. C’est d’ailleurs un outil fondamental aux très petites entreprises et au tissu économique local.

Eviter d’allotir est autorisé

• Quand assurer les missions d’organisation, pilotage et de coordination ne sont pas possibles,
• Lorsque la dévolution en lots séparés est de nature à restreindre la concurrence ou risque de rendre techniquement difficile ou financièrement plus coûteuse l’exécution de la prestation
• Lorsqu’on le motive

► Un extrait de la boîte à outils réalisée par l’ARBE-PACA pour allotir finement un marché de fournitures de denrées alimentaires et permettre aux opérateurs locaux de se positionner

► La boite à outils réalisée par l'ARBE PACA (2018)

Envisager la réservation de marchés ou de lots auprès de structures des secteurs de l’insertion, du handicap ou de l’économie sociale et solidaire

Ce que dit nous dit le code

Le code offre la possibilité de réserver des marchés ou des lots à certaines structures :

• Aux opérateurs économiques qui emploient des travailleurs handicapés (entreprises adaptées, structures et services d’aide par le travail ou structures équivalentes) et/ou défavorisés (structures d’insertion par l’activité économique ou les structures équivalentes) → Articles L2113-12 et L2113-13
• Aux entreprises de l’économie sociale et solidaire (ESS) ou à des structures équivalentes pour les marchés portant exclusivement sur les services sociaux et autres services spécifiques établis suivant une liste annexée au code. Ces entreprises de l’ESS définies à l’article 1 de la loi du 31 juillet 2014 s’appuient sur le partage des bénéfices, une gouvernance démocratique, l’utilisation des bénéfices pour se maintenir ou développer l’activité de l’entreprise. → Articles L2113-15 et L2113-16

Quelques recommandations

• Connaître l’offre disponible en la matière
• Etre explicite dans l’intitulé du lot/consultation concerné et mentionner le caractère réservé dans l’AAPC

► Un exemple de lot « espaces verts » réservé à une entreprise adaptée (article L5213-13 du Code du travail) ou à un établissement et service d’aide par le travail (article L344-2 du Code de l’action sociale et des familles), conformément au code de la commande publique

Voir aussi :
► Le guide sur les aspects sociaux dans la commande publique (juillet 2018)
► Le réseau GESAT
► La CRESS AURA
► Le CEDEF

Bien maîtrisés, les écolabels sont de véritables alliés stratégiques de l’acheteur public responsable.

Ce que nous dit le code

Référez-vous aux articles R2111-12 à 17 : « utilisation de labels » , pour imposer les spécifications techniques d’un label particulier dans la cahier des charges, les critères d'attribution ou les conditions d'exécution d'un marché.

Restez vigilants

Le label choisi doit répondre aux caractéristiques suivantes :

• Etre en lien avec l’objet du marché
• Etre établi selon une procédure ouverte et transparente
• Reposer sur des critères objectivement vérifiables et non discriminatoires
• Etre certifié par un organisme tiers indépendant

Quels sont les labels de confiance ?

Appuyez-vous en priorité sur les écolabels officiels, dits « de type 1 » (c’est-à-dire qui répondent à la norme ISO 14024), qui prennent en compte les incidences environnementales pour toutes les étapes du cycle de vie du produit ou du service acheté. Les écolabels sont les meilleures garanties pour les acheteurs de disposer d’un achat aux impacts environnementaux minimums selon les caractéristiques imposées par le code.

► Analyse approfondie de l'ADEME de plus de 100 labels environnementaux sur les produits de consommation courante

Pour des approches complémentaires, par exemple autour de garanties sociales et/ou par famille d’achats, gardez en tête les caractéristiques imposées par le code, et soyez vigilants envers les auto-déclarations (label de type 2 norme ISO 14021), et plus généralement le « greenwashing » qui n’apporte pas les garanties attendues avec un écolabel, bien plus exigeant en matière d’impacts environnementaux.…

Pensez à consulter les sites internet des labels

Pour :

• Identifier les exigences associées, en ayant accès au cahier des charges du label,
• Connaître les produits ou services certifiés
• En profiter pour affiner votre sourçage, pour vérifier la disponibilité de l’offre

L’acheteur doit accepter l’équivalence et savoir l’analyser

Pour éviter les difficultés d’analyse, pensez à demander aux entreprises candidates les modes de preuve qu’elles pourront vous apporter (et noter différemment les offres selon la robustesse du mode de preuve utilisé) et qui vous permettront d’apprécier objectivement de l’équivalence.

Des outils pour vous accompagner:

L’introduction de considérations développement durable dans un dossier de consultation s’appuie sur deux logiques complémentaires : une performance (= le critère d’attribution des offres), ou une exigence fonctionnelle (=la clause ou spécification « technique »).

Ce que nous dit le code de la commande publique :

Pour les critères :

• L’acheteur se fonde sur un critère unique ou une pluralité de critères non discriminatoires (Article R2152-7). Les critères environnementaux, sociaux et relatifs à l’innovation figurent dans cette liste non exhaustive
• Le critère est lié à l’objet du marché ou à ses conditions d’exécution pour attribuer le marché au candidat présentant l’offre économiquement la plus avantageuse (Articles R2152-6 à R2152-8)
• Le coût du cycle de vie peut être utilisé comme critère d’attribution (Articles R2152-9 à R2152-10)

Pour les clauses :

• Les clauses du marché précisent les conditions d’exécution et spécifications techniques des prestations liées à son objet (Article L2112-2)
• Les besoins sont formalisés par des spécifications techniques (Articles R2111-4 à 6 et R2111-7 à 11)

Clauses et critères sont deux axes très distincts mais complémentaires : n’hésitez pas à les combiner.

Le critère est un souhait de l’acheteur et une incitation pour les candidats à donner le meilleur d’eux-mêmes.

Si l’acheteur méconnait les offres fournisseurs ou a des incertitudes, c’est une possibilité intéressante. D’autant plus que de nombreux critères répondent aux performances en matière de développement durable. Les critères sélectionnés sont mentionnés dans le DCE et seront exploités lors de l’évaluation des offres et de la sélection du candidat.

Son choix, une véritable stratégie pour l’acheteur

La formulation et la pondération des critères de choix en matière de développement durable sont un enjeu stratégique pour l’acheteur. Ils vont en effet définir plus précisément le niveau souhaité par l’acheteur, et ainsi impacter les dimensions environnementales et sociales du marché.

Conseils pour avoir la garantie que les produits ou services achetés mêleront qualité, performance environnementale et/ou sociale, sans surcoût significatif

• Proposer une pondération raisonnable à chacun des critères,
• Définir des exigences réalistes et mesurables,
• Préparer un cadre de réponse d’évaluation simple

► Le guide du ministère de l’Agriculture « Comment promouvoir l’approvisionnement local en restauration collective » (octobre 2014) fournit un exemple de critère : « performances en matière de développement des approvisionnements directs des produits de l’agriculture » pour valoriser les circuits courts en prenant en compte le nombre d’intermédiaires entre le producteur et le consommateur final.

Que puis-je mettre comme critères sociaux dans mon marché ?

Qu’il y ait une clause prévue ou non, il est tout à fait possible d’intégrer un critère permettant aux candidats de proposer un critère « performances en matière d’insertion des publics en difficulté » par exemple. La prestation peut être en partie exécutée par du personnel engagé dans une démarche d’insertion.

► Exemple : critère de "performance en matière d’insertion professionnelle » (15%) + sous-critères : qualité du tutorat, qualité de l’accompagnement socio-professionnel, qualité de la formation, volume horaire supplémentaire. Dans cet exemple, il est nécessaire de prévoir, en complément, les conditions d’exécution en matière d’insertion.

Focus : puis-je intégrer des critères géographiques pour favoriser le local ?

Le localisme est interdit : le juge censure les conditions d’exécution ou critères reposant sur l’origine des produits ou l’implantation géographique des entreprises. Pour autant, l’accès aux entreprises locales aux marchés publics est un enjeu pour le développement économique, et la promotion de l’achat local répond à des préoccupations environnementales et écologiques.

Mais il existe des outils simples à activer : une préparation préalable permettant d’intégrer le degré de maturité des fournisseurs potentiels, une définition claire des besoins, et des critères prévus (approvisionnement direct, transport de fournitures, rapidité d’intervention, etc.), le relèvement du seuil de dispense de mise en concurrence à 40 000€ HT, la définition des lots et des conditions de paiement et la possibilité de prévoir des « petits lots » (Article R 2123-1).

La clause formalise dans le cahier des charges, sous forme de condition d’exécution ou de spécifications techniques, le besoin préalablement identifié par l’acheteur de manière non discriminatoire

Elle est la garantie d’obtenir un produit ou une prestation répondant à l’exigence environnementale ou sociale.

Annoncer ses ambitions en matière de développement durable dès le préambule

En évoquant les éléments règlementaires (loi sur la transition énergétique et la croissance verte, loi économie circulaire, etc.) en rappelant nos objectifs et notre démarche globale en développement durable (Agenda 21, SPASER, etc.) dans un préambule introductif, les candidats sont directement informés des engagements de la structure et du poids attendu des offres.

Des clauses dans les spécifications techniques et/ou conditions d’exécution sont faciles à mettre en œuvre et à analyser ensuite : l’offre sera conforme ou non.

► Un exemple de clause sur les émissions de GES des véhicules de livraison : « les véhicules utilisés seront obligatoirement EURO VI ». A noter : cette clause pourra se combiner avec un critère de choix basé sur les émissions moyennes (en éq. CO₂) des véhicules utilisés.

A ne pas oublier

Il est possible d’imposer la localisation européenne de l’exécution (maintenance ou modernisation des produits) afin de limiter l’impact environnemental et social, et de sécuriser les informations et approvisionnements (Article L2112-4).

► Clause et/ou critère ? « Les émissions de GES des véhicules de livraison utilisés » : un exemple schématisé pour illustrer la logique de l’acheteur (issu du module de formation ADEME « achats publics durables »).

Un outil pour la rédaction des clauses et critères

Ce que nous dit le code 

• Les clauses du marché précisent les conditions d’exécution des prestations liées à son objet, notamment les considérations relatives à l’économie, à l’innovation, à l’environnement, au domaine social, à l’emploi ou à la lutte contre les discriminations (Article L2112-2).
• Les conditions d’exécution qui se rapportent aux travaux, services ou fournitures objets du marché, à n’importe quel stade de leur cycle de vie, sont réputées liées à l’objet du marché (Article L2112-3).
• Les spécifications techniques définissent les caractéristiques des travaux, fournitures et services faisant l’objet du marché. Elles se réfèrent au processus ou méthode de production ou de fournitures, ou à un processus propre à un autre stade du cycle de vie (Articles R2111-4 à 6 et R2111-7 à 11).

Comment rédiger vos spécifications techniques ?

• Une obligation : les spécifications techniques doivent être liées à l’objet du marché et proportionnées. 
• Elles peuvent inclure des caractéristiques environnementales et/ou sociales à toutes les étapes du cycle de vie du produit ou du service acheté alors même que l’exigence ne se traduit pas dans les caractéristiques du produit.
• L’acheteur peut faire référence à un label (ou à son « équivalent »). Le label choisi est tiers-certifié, accessible à tous, géré de manière ouverte et transparente, fondé sur des critères objectifs, vérifiables, non-discriminatoires, et lié à l’objet du marché. L’écolabel constitue la meilleure garantie d’impact environnemental minimal pour l’acheteur.
• Les références à un procédé de fabrication ou à une origine sont proscrits sauf exception et si accompagnées de la mention « ou équivalent ».
• L’acheteur doit permettre au candidat de produire différents moyens de preuve s’il n’a pas accès aux labels, certificats ou rapports d’essai. Ces modes de preuve peuvent être notés différemment selon leur robustesse.

► Exemple : le papier devra être issu de fibres recyclées à 100%, la consommation électrique devra être de XX W, le copieur comprendra une fonction recto-verso, exigence de tri sélectif, etc.

► Les guides du Groupe d’étude Marché public DD (GEM DD)

Et les conditions d’exécution, comment faire ?

Les conditions d’exécution correspondent aux exigences exécutées lors de la mise en œuvre du marché public.

Les conditions d’exécution sont à rédiger dans tous les types de procédures de consultation (adaptée, concurrentielle avec négociation, dialogue compétitif, appel d’offre, etc.) et doivent être mentionnées dans les documents de consultation. Elles sont une réponse pertinente pour permettre de faire du développement durable dans ses achats. 

Un exemple : la clause d’insertion comme condition d’exécution du marché :

Il s’agit de réserver une partie des heures générées par le marché à des personnes en difficultés d’insertion.

Souvent le nombre d’heures sera proposé par le candidat avec un volume d’heures plancher imposé par l’acheteur.

Une démarche fléchée : vous pouvez vous rapprocher d’un facilitateur des clauses sociales pour vous aider à rédiger cette clause et gérer le suivi de l’exécution. Le facilitateur est également au service des entreprises pour recruter le personnel correspondant.

► Exemple : livraison prévue à des heures ne provoquant pas de saturation supplémentaire du réseau, chantier propre, livraison en vrac, matériaux recyclés, valorisation des produits récupérés, etc.

► Les guides du Groupe d’étude Marché public DD (GEM DD)

A ne pas oublier 

S’appuyer sur la règlementation en vigueur et la loi, le sourcing, vos besoins réels, les marchés fournisseurs ainsi que les contraintes de votre structure.

Une variante consiste, pour un candidat, à présenter une offre qui s’écarte des critères définis dans les pièces de marché. Elle peut être à l’initiative du candidat ou de l’acheteur.

Ce que nous dit le code 

• Autorisées ou exigées, les documents de la consultation mentionnent les exigences minimales des variantes et toute condition particulière de leur présentation (Article R2151-10)
• Les variantes doivent être précisées dans l’Avis d’Appel Public à la Concurrence et dans le règlement de consultation (Article R2151-9)
• Par principe, elles sont interdites en procédure formalisée pour le pouvoir adjudicateur et autorisées en procédure adaptée (Article R2151-8)
• Il est possible de les rejeter (Article R2151-11)

Un outil supplémentaire à ne pas négliger

Autoriser des offres variantes permet d’ouvrir au développement durable et de recueillir des solutions alternatives non identifiées lors de la phase de définition des besoins. Elles se substituent à la solution de base pour les éléments qui en diffèrent.

Comment la rédiger ?

Les exigences minimales sont obligatoires. Il est possible d’aller plus loin et de donner des indications précises sur le type de variante attendue. Elle ne sera étudiée que si elle entre dans le cadre défini.

► Exemple : « Les variantes pourront avoir pour objet la prise en compte de préoccupations liées au développement durable, notamment ce qui concerne la protection de l’environnement »

Gardez en tête que la démarche est sans risque si la réponse à la solution de base reste obligatoire :

• Pour l’acheteur, qui disposera seulement d’une offre complémentaire
• Pour le candidat, s’il ne dispose pas de solution alternative

Pour garantir la bonne exécution de vos marchés publics, il ne faut pas hésiter à prévoir un certain nombre de pénalités ou sanctions dans vos pièces administratives.

Ce que nous dit le code

Aucun article du code de la commande publique n’est dédié aux pénalités mais des arrêtés portant approbation de cahiers des clauses administratives générales (CCAG) les prévoient. Il s’agit des CCAG Travaux, CCAG Fournitures courantes et services, CCAG Marchés Industriels, CCAG Techniques de l’information et de la communication, CCAG Maîtrise d'oeuvre, CCAG Prestations intellectuelles.

Rédiger des pénalités liées au développement durable

Il est possible de déroger aux CCAG, voire d’ajouter des pénalités non prévues. Dans sa rédaction, l’acheteur devra y inscrire les pénalités imposées, leur nature et leur montant. Il arrive en effet que les clauses ne soient pas appliquées ou qu’elles ne soient pas conformes aux exigences du cahier des charges.

Quelques exemples de pénalités

• Pénalités spécifiques pour la gestion des déchets en BTP : xxx € par document de traçabilité/de caractérisation manquant, xxx € par lot de déchets réceptionné chez un prestataire non habilité à la réception, xxx € pour non présentation de la conformité règlementaire des plateformes destinataires de déchets.
• Pénalités spécifiques relatives aux exigences en matière de santé environnementale : "En cas de livraison de produits non conformes aux exigences du présent marché, il se verra appliqué au titulaire une pénalité forfaitaire fixée à xxx €" (ou fixé selon un % à définir du total de la commande).

Aller plus loin et prévoir une résiliation spécifique pour faute 

► Exemple : Compte tenu de l’objet du marché, des manquements répétés (nombre de non conformités recensé à personnaliser à votre contexte) aux performances sanitaires et environnementales des produits fournis, l’acheteur, après mise en demeure restée infructueuse pendant un mois, pourra résilier le marché aux torts exclusifs du titulaire.

Où trouver des exemples de cahiers des charges ?

Comment échanger avec des acheteurs soumis à la commande publique ?

Comment pourrais-je avoir un conseil personnalisé ?

L’analyse des offres des candidats et le choix de l’offre économiquement la plus avantageuse reposent sur les critères de sélection préalablement définis. Ces derniers devront être les plus pertinents au regard de l’objet du marché public ou de ses conditions d’exécution. Même si le critère « prix » ou « coût global » est nécessairement pris en compte, de nombreux critères en lien avec le développement durable sont possibles (bien-être animal, apprentissage, etc.).

Ce que nous dit le code

• L’article R2151-6 prévoit que les offres soient transmises en un seule fois.
• Les articles L2152-1 à L2152-4 rappellent que les offres peuvent être qualifiées d’irrégulières, d’inacceptables ou inappropriées.
• L’article R2152-6 rappelle que l’acheteur classe les offres selon les modalités préalablement choisies dans les documents de la consultation (cf. critères)

Eléments à garder en tête sur les critères d’analyse 

Ils sont non discriminatoires, objectifs et opérationnels, mais aussi mentionnés dans le DCE avec leur modalité de mise en œuvre.

► Par exemple, avec un critère « coût cycle de vie », la méthodologie de calcul doit être exposée.

Comment optimiser l’analyse des offres ?

• Au moment de la rédaction du marché, l’acheteur prépare et intègre un cadre précis et objectif de réponse développement durable / RSE comme cadre d’évaluation simple en explicitant les sous-critères de notation, les réponses et les modes de preuves. Il permettra à l’acheteur de se questionner sur sa capacité à suivre la bonne exécution.
• Au moment de l’analyse des offres, demander des compléments d’information et/ou des phases de négociations. En procédure adaptée ou négociée, l’acheteur peut demander aux candidats d’apporter des précisions sur la teneur de leurs offres au regard des attentes en matière de développement durable (labels, certifications des produits, etc.).
• Au cours du processus achat, il est conseillé de faire appel aux connaissances et compétences des équipes ou personnes en interne pour définir précisément le besoin et faciliter la compréhension des candidats.

Points de vigilance

• Ces critères d’attribution des offres ne doivent pas être confondus avec les critères de sélection des candidatures permettant d’évaluer les capacités professionnelles, techniques et financières.
• Ils doivent être portés à la connaissance du candidat et définis avec précision.

Utiliser des outils construits et efficaces pour faciliter l’analyse des offres

• Elaborer des outils en interne et/ou partager avec ses pairs grâce aux réseaux d’acheteurs RREDD.
• S'appuyer sur les outils existants.

A titre d’exemples, plusieurs outils de type « éco-comparateurs » existent autour de différentes familles d’achats :

► Loutil d’évaluation des variantes développé par la profession routière

► L'outil BDM pour le bâtiment durable

Ce que nous dit le code

L’article L2112-2 nous rappelle sur quoi portent les conditions d’exécution, à savoir l’économie, l'innovation, l'environnement, le domaine social, l'emploi ou la lutte contre les discriminations. Le contrôle du marché s’effectue au travers des conditions d’exécution.

Les règles d’or à garder en tête

ANTICIPER au stade de la rédaction du DCE

Les exigences de l’acheteur et les engagements du candidat feront l’objet du suivi :

• Définir les éléments à contrôler, les modalités de suivi et éventuellement des indicateurs  (exemple : intégrer un article dans votre CCTP sur les contrôles internes et externes, ex : sur les réponses du candidat).
• Décider ou non d’appliquer des pénalités si nécessaires.

Utiliser la phase de MISE AU POINT du marché

• Pour expliciter les attentes en matière de RSE et les rôles de part et d’autre (quels éléments suivis, par qui, pour qui ? etc.).
• S’assurer que le prestataire/fournisseur ait bien compris les attentes (faire le point sur les indicateurs de contrôle et suivi).

Assurer un CONTRÔLE EFFECTIF des aspects RSE contractuels

De manière intégrée au dispositif de suivi classique (réunion de chantier par exemple) ou spécifique :

• Définir les responsabilités en interne (identifier les référents en matière de suivi technique et administratif).
• Contrôler sur la base des indicateurs pré-définis. Par exemple : procès-verbal de contrôle de fournitures ou réception des travaux, actualisation SOPAQ, SOGED, fiches produits, bordereaux de suivi des déchets, fiches de satisfaction, etc.
• Accompagner au quotidien.

Faire le BILAN

Et tirer les principaux enseignements afin d’améliorer la démarche :

• Informer le prestataire/fournisseur des résultats du contrôle.
• Informer en interne.

Le suivi ne nécessite pas de compétence particulière, mais de définir le cadre de travail et de s’assurer que le prestataire a bien compris vos attentes.

Suivre son marché pour attester de sa réussite

Comparer la situation initiale à la situation finale en suivant les éléments de développement durable permettra de connaître le niveau de réussite, de faire évoluer certaines clauses et/ou critères en conséquence pour progresser et tendre vers un marché « exemplaire ».

L’acheteur recueillera les points positifs et négatifs mais aussi se requestionnera (aurait-il été possible d’aller plus loin dans l’intégration du développement durable ? comment ?). Il pourra dialoguer avec les fournisseurs, visiter les sites ou les chantiers, vérifier les livraisons et suivre les outils en corrélation avec les points de contrôle prévus dans le marché (fiches techniques ou bordereaux de suivi à fournir, des documents à compléter, etc.)

Suivre son marché pour faire évoluer les comportements des usagers

Sans adhésion ou appropriation des usagers, il n’y a pas d’amélioration des impacts, c’est pourquoi il est nécessaire de travailler avec les autres directions ainsi que de communiquer et sensibiliser les utilisateurs avant et pendant le marché. Les indicateurs de suivi seront plus pertinents et les retours des questionnaires de satisfaction auprès des usagers exploitables.

Suivre son marché pour communiquer sur votre structure

Mettre en place un marché public prenant en considération les enjeux environnementaux et la santé des citoyens aura un effet positif sur le territoire ainsi que dans la structure. Communiquer sur des marchés publics durables montre que la structure se préoccupe du bien-être de ses citoyens et des enjeux majeurs de notre temps. Le travail du personnel en interne sera également valorisé.

Tout cela est possible grâce au bilan effectué des marchés.